Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczej w Polsce jest odprowadzanie podatku dochodowego od osób fizycznych, jak również podatku od towarów i usług, czyli podatku VAT. Wybierając metodę opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych w formie skali podatkowej, podatku liniowego lub ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, konieczne jest prowadzenie właściwej księgowości. Przedsiębiorca musi podjąć decyzję, jak tego dokonać. Może samodzielnie realizować obowiązki księgowe, zatrudnić wykwalifikowanego księgowego w swoim przedsiębiorstwie lub skorzystać z outsourcingu usług księgowych.
Sposób nr 1 – Własna księgowość
Przedsiębiorca może samodzielnie realizować wszystkie zadania księgowe, jakie z uwagi na istniejące przepisy prawa podatkowego spoczywają na jego firmie. Jeśli wybrał opodatkowanie na zasadach ogólnych, według dwustopniowej skali podatkowej lub podatek liniowy, musi prowadzić ewidencję przychodów i kosztów. Można tego dokonać na podstawie księgi przychodów i rozchodów lub ksiąg rachunkowych. Są one podstawą do obliczenia zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych do Urzędu Skarbowego czy sporządzania rocznych i okresowych deklaracji podatkowych. To także informacje z KPiR czy z ksiąg rachunkowych służą przedsiębiorcy do rozliczania podatku VAT, jeśli jest czynnym podatnikiem VAT.
Oprócz tego, ryczałtowcy prowadzą jedynie ewidencję przychodów, bowiem u nich to przychód jest podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Jest to więc księgowość uproszczona, którą przedsiębiorca jak najbardziej może prowadzić samodzielnie, bez angażowania do tego celu innych osób.
Przy niewielkiej liczbie faktur wystawianych i przyjmowanych miesięcznie, prowadzenie samodzielnie księgowości jest całkowicie możliwe, choć przedsiębiorca musi przy tym zdawać sobie sprawę z ciążącej na nim odpowiedzialności nie tylko za sporządzanie wszystkich wpisów i dokumentów księgowych i ich składania w Urzędzie Skarbowym lub w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, ale i za zdobywanie i bieżące aktualizowanie wiedzy dotyczącej aktualnych przepisów prawa podatkowego oraz prawa o swobodzie działalności gospodarczej.
Najłatwiej samodzielnie prowadzić księgowość dla jednoosobowej działalności gospodarczej, w formie uproszczonej księgowości na podstawie KPiR. Można do tego celu wykorzystać istniejące programy i aplikacje internetowe wspomagające rozliczenia.
Do zalet samodzielnej księgowości zalicza się:
- oszczędność na zatrudnianiu biura rachunkowego lub księgowego,
- pełną wiedzę na temat stanu finansów własnej firmy,
- stały dostęp do wszystkich dokumentów księgowych.
Sposób nr 2 – Własny księgowy
Można także scedować obowiązki księgowe na pracownika – wykwalifikowanego księgowego. Takie rozwiązanie dedykowane jest dużym firmom, ponieważ pociąga za sobą wysokie koszty związane z wynagrodzeniem, podatkami i składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za niego. Pracownik odpowiada za wszystkie sprawy księgowe. Nie musi on posiadać certyfikatu księgowego Ministra Finansów i wykupywać ubezpieczenia OC. Księgowy zatrudniany jest w firmie na umowie zlecenie lub umowie o pracę. Odpowiada on za swoje działania, w tym błędy w księgowości, do równowartości trzymiesięcznego wynagrodzenia.
Sposób nr 3 – Outsourcing usług księgowych
W ramach outsourcingu usług księgowych przedsiębiorca decyduje się na usługi świadczone przez biuro rachunkowe. Najlepiej, aby był to podmiot z certyfikatem księgowym i licencją wydaną przez Ministra Finansów, co potwierdza fachowość świadczonych przez biuro usług.
Najbardziej wskazane jest korzystanie z biur rachunkowych dla działalności prowadzonych na szeroką skalę, gdzie rozliczenia księgowe są bardziej skomplikowane, np. istnieją także transakcje prowadzone z klientami zza granicy. Biuro przejmie na siebie obowiązki prowadzenia księgowości w wybranej formie – KPiR czy ksiąg rachunkowych, za przygotowanie i złożenie deklaracji podatkowych i wiele innych funkcji. Czas, który przedsiębiorca musiałby poświęcić na księgowość może przeznaczyć na zajęcie się główną działalnością firmy. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest przy tym wystawianie faktur sprzedażowych i gromadzenie dokumentów kosztowych oraz przekazywanie ich w wyznaczonym terminie do biura rachunkowego.
